根据《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）和《潍坊工程职业学院大学生素质修养》有关规定，学院决定对学信网上超过学习年限的2004～2011级学生进行学籍清理，为做好此项工作，现就有关事项通知如下。
    一、学信网学籍概况
2017年我院学信网在校生合计12507人，其中2017级学生3396人，2014级五年一贯制、三二连读学生822人，2016级学生3522人，2013级五年一贯制、三二连读学893，2015级学生3506人，2014级184人，2013级48人，2012级35人，2011级30人，2010级61人，2009级1人，2008级1人，2007级3人，2006级2人，2005级2人，2004级1人。
    二、学籍清理对象
学信网在校生中2004～2011级（含）学生已超出学院最长学习年限，在清理之列。其中2011级30人，2010级61人，2009级1人，2008级1人，2007级3人，2006级2人，2005级2人，2004级1人，共计101人。其中在2011年之前办理正式参军入伍手续的有9人，办理正式休学手续的有2人，但均无继续休学或复学的手续，其余90人均未办理任何学籍异动手续。该批超出学院最长学习年限学生的存在，给每年上报预计毕业生、毕业生毕业信息审核及学信网学籍清理工作带来极大不便，为做好2018届毕业生信息审核工作，建议及时清理。
    三、学籍清理依据
（一）超过学习年限学籍清理依据
《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）第三章第五节第三十条以及《潍坊工程职业学院大学生素质修养》第二篇第三章第五节第三十条规定，“学生有下列情形之一，学校可予退学处理：（一）学业成绩未达到学校要求或者在学校规定年限内（含休学）未完成学业的；（二）休学、保留学籍期满，在学校规定期限内未提出复学申请或者申请复学经复查不合格的。”《潍坊工程职业学院学籍管理规定》第四十五条规定“学院基本学制为三年，学生在校学习实行弹性修业年限，即在3-6年内（含休学和保留学籍）完成人才培养方案规定的学分后，获准毕业。” 
    （二）参军学生学籍清理依据
《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）第三章第四节第二十七条规定，“新生和在校学生应征参加中国人民解放军（含中国人民武装警察部队），学校应当保留其入学资格或者学籍至退役后2年。”
《应征入伍普通高等学校录取新生保留入学资格及退役后入学办法（试行）》（教学〔2013〕8号）第七条规定，“入伍高校新生在退役后2年内，可以在退役当年或者第2年高校新生入学期间，持《保留入学资格通知书》和高校录取通知书，到录取高校办理入学手续。入伍高校新生重新报名参加高考或研究生招生考试的，视为自动放弃原入学机会，入学资格不再保留。”
    四、学籍清理程序
  （一）教务处提供清理数据
教务处汇总学信网数据，形成《学信网2004～2011级学生学籍清理统计表》（见附件1），根据历年来各系（院）提交的学生休学、退学、参军等学籍异动手续，在附件1中标注好部分学生学籍状态，给出学院处理意见，供各系（院）审核参考。12月5日前完成。
    （二）各系（院）做出处理意见
各系（院）根据《学信网2004～2011级学生学籍清理统计表》（见附件1）、《普通高等学校学生管理规定(中华人民共和国教育部令第41 号)》（见附件2）、《潍坊工程职业学院大学生素质修养》相关规定，联系相关学生，核实学籍状态，保存相关证据，做出处理意见，补办相关学籍异动手续。对于无故超过学习年限且未办理任何学籍异动手续的，做到该清退的清退；对于参军入伍学生，按照相关规定，谨慎处理，做到该保留的保留。12月12日前完成。
    （三）教务处审核并提出处理建议
教务处根据各系（院）提交的学籍清理材料及处理意见，认真审核，提出处理建议，各系（院）核对，各系（院）辅导员、主任（院长）、书记签字后，上报学院。12月14日前完成。
    （四）学院做出处理决定
学院召开院长办公会议，研究教务处提交的学籍清理处理建议，做出学籍清理处理决定。12月19日前完成。
    （五）学籍清理结果公示
学院将根据学籍清理结果在学信网及教务管理系统上进行注销学籍等相关学籍异动操作，并在教务管理系统中将其课程考核成绩等相关信息等全部清除，同时在学院教务处网站进行为期一周的公示。12月27日前完成。
    五、学籍清理要求
    （一）认真核实，避免错误
学籍清理工作是一项严肃认真的工作，牵扯到学生切身利益，因此各系（院）要认真查实附件1中学生的学籍状态，确保联系到人，特别核实名单中未办理任何学籍异动手续学生的实际情况，将处理建议形成书面材料反馈。
    （二）按时报送，材料齐备
此次学籍清理工作，时间紧，任务重，要求高，各系（院）须高度重视，保证本次专项工作在规定时间内完成，为2018届毕业生信息审核工作顺利开展打好基础。
此次报送的相关材料如下，请务必于12月12日周二下午下班前交教务处517办公室。
    1.各系（院）《学信网2004～2011级学生学籍清理统计表》纸质版系（院）领导签字并加盖系（院）章，电子稿发王冬冬QQ:312600211；
    2.各系（院）2004～2011级学生学籍清理处理意见稿纸质版签字并加盖系（院）章；
    3.各系（院）2004～2011级学生学籍清理相关手续表，如《潍坊工程职业学院学生退学申请表及结算表》等。
    （三）遵章办事，及时清理
学院学籍管理部门每年4月及12月定期对学生学籍异动情况进行集中处理，各系（院）今后也要按照相关规定遵章办事，及时地将休学、退学、复学等学籍异动学生情况上报，同时也要将转学、借读、调整专业、学籍预警、新生学籍注册、毕业生学历注册、学籍信息修改、参军保留学籍、新生入伍保留入学资格等情况及时上报，并保留好相关档案材料以备查用。

附件1.《学信网2004～2011级学生学籍清理统计表》
附件2.《普通高等学校学生管理规定(中华人民共和国教育部令第41 号)》

                                       教务处
                                    2017年12月5日